Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, z. B. über das Kontaktformular. Andere Daten erfassen unsere IT-Systeme automatisch beim Besuch der Website. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Browser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Diese Website setzt keine Cookies und legt auch sonst keine Daten in Ihrem Browser ab. Schriften, Skripte und die Webanalyse werden von unseren eigenen Servern geladen; Inhalte von Drittanbietern (z. B. Google Fonts, YouTube, Kartendienste oder Social-Media-Plugins) binden wir nicht ein.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten werden für anonyme Nutzungsstatistiken verwendet. Daten, die Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail senden, verwenden wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Namen und Websitezugriffe handeln. Wir betreiben auf diesem Server auch den Formular-Dienst für das Kontaktformular und die Webanalyse (Abschnitt 5) selbst.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Hoster verarbeitet Ihre Daten nur insoweit, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist, und befolgt unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten. Wir setzen folgenden Hoster ein:

Hostinger operations, UAB
Švitrigailos str. 34
03230 Vilnius, Litauen

Der Server steht in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Deutschland).

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Unsere Plattformen DOC.mobile und DOC.project unterliegen einem nach ISO 27001 zertifizierten Informationssicherheits-Management.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

DOCby.net GmbH
Geschäftsführer: Dipl.-Inform. (TU) Rainer David
Nordstraße 13
38106 Braunschweig

Telefon: +49 531 288 539 40
E-Mail: service@docby.net

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen informieren die folgenden Absätze dieser Datenschutzerklärung.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt:

DDK Datenschutz-Direkt GmbH
Viktoria Lhomme
Carlstraße 50
52531 Übach-Palenberg

Telefon: +49 2451 616314-0
E-Mail: info@datenschutz-direkt.de

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Einige Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah oder geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt, und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Daten, die Sie an uns übermitteln, sind damit auf dem Übertragungsweg gegen das Mitlesen durch Dritte geschützt.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies und Inhalte Dritter

Diese Website setzt keine Cookies und speichert keine Informationen in Ihrem Browser (z. B. im Local Storage). Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich. Schriftarten und Skripte werden lokal von unserem Server eingebunden; eine Verbindung zu Servern Dritter findet dabei nicht statt. Verweise auf externe Websites (z. B. Google Maps für die Anfahrt oder Partner-Websites) sind reine Links: Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Dafür gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Server-Log-Dateien

Unser Webserver erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

IP-Adresse, ausschließlich gekürzt (bei IPv4 wird das letzte Byte, bei IPv6 werden die letzten 80 Bit entfernt), sodass kein Rückschluss auf Ihren Anschluss möglich ist
Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
aufgerufene Seite, Status der Anfrage und übertragene Datenmenge
Referrer-URL
Browsertyp und Browserversion sowie verwendetes Betriebssystem (User-Agent)

Aufrufe nicht vorhandener Seiten protokollieren wir zusätzlich ohne IP-Adresse, um fehlerhafte Verweise zu erkennen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung, der Sicherheit und der Optimierung unserer Website – hierzu müssen die Server-Log-Dateien erfasst werden. Die Log-Dateien werden fortlaufend überschrieben, sobald sie eine feste Größe erreichen.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Verarbeitete Daten: Name, Firma, Position, Telefon, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und ggf. Ihr Wunschtermin sowie technisch der Eingangszeitpunkt, die Seite, von der aus Sie das Formular aufgerufen haben, und Ihre gekürzte IP-Adresse.
Übermittlung: Unser Formular-Dienst auf dem in Abschnitt 2 genannten Server leitet Ihre Anfrage per verschlüsselter E-Mail an unser Postfach service@docby.net bei IONOS SE weiter (Auftragsverarbeiter). Der Formular-Dienst selbst protokolliert nur die gekürzte IP-Adresse und die Art der Anfrage.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 Jahre nach § 257 HGB bzw. 10 Jahre nach § 147 AO für Geschäftsbriefe) – bleiben unberührt. Zum Schutz des Formulars vor Spam siehe Abschnitt 6.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. E-Mails werden in unserem Postfach bei IONOS SE gespeichert.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

5. Webanalyse

Plausible Analytics (selbst betrieben)

Wir verwenden die Open-Source-Software Plausible Analytics (Community Edition, Hersteller: Plausible Insights OÜ, Tartu, Estland). Wir betreiben Plausible selbst auf unserem Server (Abschnitt 2) unter der Adresse plausible.docbynet.cloud. Es werden keine Daten an den Hersteller übermittelt.

Mit Plausible erstellen wir Nutzungsstatistiken, um unser Angebot zu verbessern. Dazu werden erfasst: aufgerufene Seite, Referrer (Verweisquelle), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp (aus der Bildschirmbreite), Herkunftsland, Verweildauer und Scrolltiefe sowie folgende Ereignisse: Absenden des Kontaktformulars, Klicks auf Telefon- und E-Mail-Links, Downloads von PDF-Dateien und Klicks auf externe Links.

Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Sie dient nur im Moment des Aufrufs dazu, das Herkunftsland zu bestimmen und zusammen mit dem User-Agent eine Kennung zu bilden, mit der Besuche desselben Tages zusammengefasst werden. Diese Kennung ist ein Hash mit einem täglich wechselnden Zufallswert, der nach 24 Stunden gelöscht wird; danach ist kein Rückschluss auf einzelne Besucher mehr möglich. Die so entstandenen Statistikdaten ohne Personenbezug speichern wir unbefristet.

Die Verwendung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Analyse des Nutzungsverhaltens, um unsere Website bedarfsgerecht zu gestalten. Plausible setzt keine Cookies. Quellcode: github.com/plausible/community-edition.

6. Plugins und Tools

Spam-Schutz mit ALTCHA

Zum Schutz unseres Kontaktformulars vor automatisierten Einsendungen (Bots) setzen wir die Open-Source-Lösung „ALTCHA“ ein. Sie läuft vollständig auf unserem eigenen Server (Abschnitt 2); dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Funktionsweise: Sobald Sie das Formular nutzen, löst Ihr Browser im Hintergrund eine kleine Rechenaufgabe. Das Ergebnis wird mit dem Formular übertragen und von unserem Server geprüft. Ein Bilderrätsel ist nicht nötig, Ihr Verhalten wird nicht analysiert.
Verarbeitete Daten: Ihre IP-Adresse beim Abruf der Rechenaufgabe und beim Absenden, um missbräuchlich viele Anfragen zu begrenzen. Sie wird dafür nur im Arbeitsspeicher gehalten und spätestens nach 24 Stunden verworfen. ALTCHA setzt keine Cookies und erstellt kein Nutzungsprofil.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unserer Website vor Spam und Missbrauch).

7. Eigene Dienste

Umgang mit Bewerberdaten

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben (per E-Mail oder postalisch). Im Folgenden informieren wir Sie über Umfang, Zweck und Verwendung Ihrer im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten. Wir versichern, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und Ihre Daten streng vertraulich behandelt werden.

Umfang und Zweck der Datenerhebung

Wenn Sie uns eine Bewerbung zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre damit verbundenen personenbezogenen Daten (z. B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen etc.), soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses), ergänzend § 26 BDSG, und – sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind.

Sofern die Bewerbung erfolgreich ist, werden die von Ihnen eingereichten Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens führen wir unter Umständen auch eine Internetrecherche zu Ihrer Person durch. Dies umfasst vor allem die Google-Suche, LinkedIn und Xing. Rechtsgrundlage für diese Art der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, uns einen Gesamteindruck von öffentlich zugänglichen Informationen über Sie zu verschaffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Aufbewahrungsdauer der Daten

Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns das Recht vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bis zu 6 Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) bei uns aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht und die physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z. B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.

Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn Sie eine entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erteilt haben oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.

8. Nutzung unserer Plattformen DOC.mobile und DOC.project

Wenn Sie unsere Plattformen DOC.mobile und DOC.project produktiv nutzen, verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren dokumentierten Weisungen. Grundlage ist ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; diese Datenschutzerklärung gilt dafür nicht. Auf Anfrage stellen wir unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), die ISO-27001-Zertifikate und eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO zur Verfügung: service@docby.net.

Stand: Oktober 2026

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